Samenwerken op afstand, hoe houd ik mijn team bij elkaar?

Samenwerken op afstand, hoe houd ik mijn team bij elkaar?

  • Bericht auteur:

Hoe zorg je als leidinggevende in tijden van crisis ervoor dat jouw team optimaal kan samenwerken op afstand? Je leest het in dit artikel.

Samenwerken op afstand zit, ondanks de vele middelen die er zijn, nog niet in ons systeem. Mensen hebben van nature de behoefte aan contact en hebben het verlangen ergens bij te horen. Nu we niet fysiek contact kunnen leggen en groepsvorming verboden is, vragen veel leidinggevenden zich af hoe zij in tijden van crisis het team bij elkaar houden. Hoe kun je ervoor zorgen dat teamleden aangehaakt blijven, er optimaal samengewerkt wordt en dat het werk naar behoren wordt uitgevoerd. In dit artikel geef ik je concrete tips hoe dit te bewerkstelligen.

Mensen zijn gewoontedieren, we hechten veel waarde aan vaste patronen, rituelen en samenwerkingsvormen. Persoonlijk contact is heel belangrijk voor begripsvorming en betrokkenheid. Veel gebeurt normaal terloops, via informele contactmomenten, of tijdens de koffiepraatjes. Die vallen nu weg omdat we gedwongen worden om virtueel contact aan te gaan. Het is een zoektocht naar aansluiting.

Samenwerken op afstand werkt door verschillen te respecteren
Een team dat goed samenwerkt, bestaat uit mensen met verschillende kwaliteiten, drijfveren en opvattingen. Het is dus zaak hier oog voor te hebben zodat iedereen maximaal kan bijdragen. Tegelijkertijd kunnen deze verschillen ook zorgen voor irritaties, als blijkt dat de één meer tijd nodig heeft om zich aan de situatie aan te passen dan de ander. Zeker in deze tijd, waarin we geen fysiek contact hebben met elkaar is het van belang om de verschillen tussen de teamleden te respecteren. Door je stijl aan te passen op de behoefte van het individuele teamlid, laat je zien dat hij begrepen en gezien wordt. In grote lijnen zijn er vier verschillende communicatietypes:

  • D-stijl: Communiceert kort en krachtig, kom dus direct ter zake. Stuur een kort en bondig mailtje of een doe een snel belletje. Meetings kunnen effectief plaatsvinden, ook op afstand, zolang het maar to-the-point is.
  • I-stijl: Heeft een sterke behoefte aan persoonlijk contact. Leid je verhaal positief in, zorg dat het tempo hoog blijft en geef erkenning voor zijn bijdrage. Meetings werken het beste met videomogelijkheden voor persoonlijk contact en het overbrengen van emotie.
  • S-stijl: Besteed aandacht aan social talk. Luistert liever dan hij praat, benoem dus hoe je het wilt hebben, liefst via een duidelijke instructie. Hij streeft ernaar om het werk zoveel mogelijk normaal te laten verlopen. Voorkom verrassingen en zet hem niet voor het blok. Zeg dat hij mag aangeven als hij ergens tegenaan loopt. Meetings kunnen effectief op afstand, wanneer je de nadruk legt op zekerheid en een rustige toon hanteert.
  • C-Stijl: Heeft een sterke behoefte aan privacy en een duidelijke onderbouwing. Thuis werken of alleen werken is voor dit teamlid prima. Zorg dat je in jouw communicatie volledige informatie geeft van gemaakte afspraken en laat weten waarom er gekozen is voor een bepaald besluit. Het liefst communiceert dit teamlid via mail. Indien er gekozen wordt voor videobellen houd rekening met een bevestiging op schrift.

Ga uit van het positieve
Samenwerken op afstand heeft het meeste succes als je uitgaat van positiviteit. Dat begint met het geven van vertrouwen en het bieden van zekerheid. Spreek je waardering uit voor de kleine signalen van vooruitgang die gepaard gaan met het samenwerken op afstand. Wel handig daarbij is om de video in het online overleg aan te hebben, zodat je elkaar ook daadwerkelijk in de ogen kunt kijken. Creëer een aangepaste overlegstructuur en start met aandacht voor het individu: ‘hoe zit je erin, hoe gaat het met je, wat gaat goed?’

Toon begrip voor elkaar
Door begrip te tonen voor elkaars persoonlijke situatie voelt het samenwerken op afstand een stuk prettiger. Zo heeft de één jonge kinderen, waardoor de balans tussen werk en privé lastig is. Terwijl de ander wat minder wendbaar is en tijd nodig heeft om aan de nieuwe situatie te wennen. Vraag wat je medewerkers nodig hebben om hun werk goed te kunnen doen. Doe dit 1 op 1. Luister wat ieders behoefte is.

Samenwerken op afstand, balans tussen doelgerichtheid en mensgerichtheid
Hoe ga je in je team om met de ‘relatieve’ vrijheid? Wat wordt er wanneer opgeleverd? Bespreek wat je van elkaar mag verwachten, maak afspraken en kom die ook na. Dit stimuleert het vertrouwen. Wat mag je als leidinggevende toestaan en wat betekent dat voor jezelf en voor jouw stijl van communicatie? Toon het gewenste voorbeeldgedrag. Door te blijven werken aan doelgerichtheid creëer je ook duidelijkheid naar je team.
Besteed, zeker nu in onzekere tijden, aandacht aan de behoeftes van je teamleden. Zorg voor elkaar, toon belangstelling, bespreek spanningen die boven komen en voorkom dat mensen verloren raken. De huidige situatie biedt misschien ook kansen, dus geef ruimte aan initiatieven. Dit stimuleert, versterkt het gevoel van saamhorigheid en houdt het moreel hoog.
Ik ben benieuwd hoe jij werkt aan je medewerkersbetrokkenheid. Heb jij behoefte om te sparren of wil je een luisterend oor? Graag kom ik met je in contact en wellicht kan ik je die handvatten geven die jij nodig hebt om jouw team op afstand nog beter te laten functioneren. Stuur mij gerust een bericht per mail op info@dignadevelopment.nl of neem telefonisch contact met mij op via 06-23363013. Ik help je graag!

Deel dit bericht .....

Share on linkedin
Share on twitter
Share on facebook
Share on email
Share on whatsapp